Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat in der Volkshochschule und Musikschule Wilhelmshaven gGmbH höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Beschäftigten, unsere Kunden und unsere Partner. Hinweisgebende leisten einen sehr wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen.

Wozu dient das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dient dazu, Benachteiligungen von hinweisgebenden Personen auszuschließen und ihnen Rechtssicherheit zu geben. Somit können Beschäftigte, die einen Hinweis abgeben, vor dienst- und arbeitsrechtlichen Repressalien geschützt werden. Das Hinweisgebersystem garantiert den höchstmöglichen Schutz für Hinweisgebende und für Betroffene.

Aufgaben der Meldestelle
Die Aufgaben der Meldestelle bestehen u. a. in der Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln und der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze im Zusammenhang mit dem HinSchG sowie in der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze oder Richtlinien.

Gründe für eine Meldung
Gründe für die Abgabe einer Meldung können u.a. Rechtsverstöße wie Korruption, Bestechung, Verschwendung, Diskriminierung oder sexueller Missbrauch oder Verstöße gegen das Mindestlohngesetz sein. Darüber hinaus kommen noch Verstöße gegen den Arbeits- und Gesundheitsschutz und Gefahren für Leib und Leben o.ä. infrage.

Abgabe der Hinweise/Meldung wohin und wie?
Für die Abgabe solcher Hinweise durch unsere Beschäftigten haben wir eine Meldestelle eingerichtet, die von Herrn Wolfgang Hockmann als Ombudsmann geleitet wird. Er arbeitet unabhängig und vertraulich und kümmert sich um das jeweilige Anliegen. Außerdem ist er zur Anonymität und zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen verpflichtet.

Kontaktdaten der Hinweisgeberschutz-Meldestelle der VHS und Musikschule:

Eine persönliche Zusammenkunft der hinweisgebenden Person mit unserem Ombudsmann ist nach vorheriger Terminabsprache an einem neutralen Ort möglich.

Um Fälle zu bearbeiten und gegebenenfalls Untersuchungsmaßnahmen anzustoßen, ist oftmals der Dialog mit den Hinweisgebenden notwendig. Daher ist es wichtig, dass die Hinweise so konkret wie möglich formuliert sind. Hilfreich ist es, wenn Sie bei einer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

Wer?         Um wen geht es? Wer ist betroffen?
Was?         Was ist passiert?  Schilderung des Sachverhalts.
Wann?       Wann war der Vorfall?
Wie?          Wie oft ist es passiert?
Wo?           Wo hat sich der Vorfall ereignet? 

Hinweisgebende sollten darauf achten, dass die Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können.

Eine Ermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß eingeleitet. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses bearbeitet. Diskriminierungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen, die wegen einer Meldung bei der Hinweisgeberschutz-Stelle erfolgen, werden dem gleichen Prozess entsprechend untersucht und verfolgt.

Datenschutz und faires Verfahren
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten.

Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Meldende zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von hinweisgebenden und allen Personen, die zu Untersuchungen in unserem Unternehmen beitragen, werden nicht toleriert. 
Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

Download: Ausführliche Hinweise zum Datenschutz zum Hinweisgeberschutzgesetz (pdf)